Polityka prywatności platformy KIT Communities
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych, w zakresie opisanym w niniejszej Polityce, jest KIT Jarosław Kopciński, NIP 9521669584, ul. Wspólna 2G/6, 05-075 Warszawa (dalej: Dostawca). Kontakt w sprawach ochrony danych: adres e-mail wskazany na stronie Platformy w sekcji kontaktowej.
2. Zakres tego dokumentu
- Niniejsza Polityka dotyczy danych osobowych, których administratorem jest Dostawca we własnym imieniu: odwiedzających stronę ofertową Platformy, osób kontaktowych reprezentujących Klienta (zarząd, administrator — w zakresie zarządzania umową, rozliczeniami i kontem), a także — w wąskim zakresie opisanym w pkt 3 — danych bezpieczeństwa technicznego wszystkich Użytkowników.
- Danych osobowych mieszkańców, właścicieli i najemców lokali, przetwarzanych w ramach korzystania przez Klienta z Platformy (ewidencja lokali, rozliczenia, liczniki, zgłoszenia, uchwały), administratorem jest Klient (wspólnota/spółdzielnia), a Dostawca przetwarza je jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Osoba, której dane dotyczą w tym zakresie, powinna kontaktować się ze swoją wspólnotą/spółdzielnią (Klientem), a nie z Dostawcą.
- Wyjątek: w zakresie zabezpieczenia technicznego Platformy (dziennik logowań, mechanizmy przeciwdziałania nadużyciom, limity prób logowania, dziennik zmian/audit log wymagany dla rozliczalności zgodnie z art. 5 ust. 2 RODO) Dostawca jest również administratorem danych w tym wąskim zakresie, niezależnie od roli podmiotu przetwarzającego opisanej w pkt 2 — to przetwarzanie służy bezpieczeństwu całej Platformy, nie tylko wykonaniu instrukcji konkretnego Klienta.
3. Jakie dane przetwarzamy i w jakim celu
| Cel przetwarzania | Kategorie danych | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|---|
| Zawarcie i wykonanie umowy o korzystanie z Platformy, kontakt w sprawach rozliczeń | imię, nazwisko, e-mail, telefon, stanowisko osoby kontaktowej Klienta | art. 6 ust. 1 lit. b (wykonanie umowy) |
| Wystawianie faktur, obowiązki podatkowo-księgowe | dane rejestrowe Klienta, dane do faktury | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) |
| Bezpieczeństwo Platformy, przeciwdziałanie nadużyciom, dziennik zmian (audit log) | adres IP, znaczniki czasu logowania, identyfikator konta, rodzaj wykonanej akcji | art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes Dostawcy) |
| Obsługa zgłoszeń kontaktowych (e-mail, formularz) | treść zgłoszenia, dane podane przez zgłaszającego | art. 6 ust. 1 lit. f |
| Dochodzenie i obrona przed roszczeniami | dane niezbędne do wykazania przebiegu współpracy | art. 6 ust. 1 lit. f |
| Powiadomienia Web Push (jeśli Użytkownik je włączy) | token urządzenia/przeglądarki, treść powiadomienia | art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda — opt-in) |
4. Okres przechowywania danych
- Dane kontaktowe osób reprezentujących Klienta — przez czas trwania umowy i do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy (co do zasady 6 lat od zakończenia współpracy).
- Dane wynikające z obowiązków podatkowo-księgowych — przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego (co do zasady 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku).
- Dziennik zmian (audit log) i dane bezpieczeństwa — przez okres niezbędny do realizacji celu bezpieczeństwa, nie dłużej niż przez czas trwania umowy i dodatkowe 12 miesięcy po jej zakończeniu, chyba że dłuższe przechowywanie jest niezbędne do obrony przed roszczeniami.
5. Odbiorcy danych
- Dane mogą być powierzane podwykonawcom Dostawcy niezbędnym do świadczenia usługi: dostawca hostingu/ infrastruktury serwerowej, dostawca usługi poczty elektronicznej (SMTP) wykorzystywany do wysyłki wiadomości, biuro księgowe Dostawcy.
- Powiadomienia Web Push są technicznie przekazywane przez usługi „push" dostawców przeglądarek (np. Google, Mozilla, Apple) — zob. pkt 6.
- Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Usługi „push" wykorzystywane do powiadomień Web Push (Google, Mozilla, Apple) mogą przetwarzać dane techniczne powiadomienia na serwerach znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; przekazanie takie odbywa się na podstawie mechanizmów zgodności uznanych przez Komisję Europejską (standardowe klauzule umowne albo inny mechanizm stosowany przez danego dostawcę). Pozostałe usługi wykorzystywane przez Platformę (hosting, poczta, integracje z KSeF/GUS/białą listą VAT) działają na terenie Unii Europejskiej.
7. Prawa osób, których dane dotyczą
Każda osoba, której dane są przetwarzane przez Dostawcę jako administratora (zob. pkt 2–3), ma prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. W zakresie przetwarzania na podstawie zgody (Web Push) zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Każda osoba ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Plik cookies
Platforma wykorzystuje wyłącznie cookies niezbędne do działania usługi (sesja logowania, zabezpieczenie CSRF, zapamiętanie wybranego motywu kolorystycznego/języka) — nie wykorzystuje cookies analitycznych, reklamowych ani cookies podmiotów trzecich. Cookies niezbędne nie wymagają zgody na podstawie art. 173 ust. 3 Prawa telekomunikacyjnego.
9. Zmiany Polityki
Dostawca może aktualizować niniejszą Politykę, w szczególności w związku ze zmianą przepisów prawa albo funkcjonalności Platformy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na stronie Platformy.