Regulamin świadczenia usług platformy KIT Communities

§ 1 Definicje

  1. Dostawca — KIT Jarosław Kopciński, NIP 9521669584, REGON 528091152, ul. Wspólna 2G/6, 05-075 Warszawa.
  2. Platforma — system informatyczny „KIT Communities", dostępny pod adresem internetowym wskazanym przez Dostawcę, służący do zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi, spółdzielniami mieszkaniowymi i nieruchomościami.
  3. Klient — wspólnota mieszkaniowa, spółdzielnia mieszkaniowa, przedsiębiorca zarządzający nieruchomościami albo inny podmiot, który zawarł z Dostawcą umowę o korzystanie z Platformy.
  4. Użytkownik — osoba fizyczna upoważniona przez Klienta do korzystania z Platformy w jego imieniu (członek zarządu, administrator, księgowy, właściciel lokalu, najemca) i posiadająca indywidualne konto.
  5. Moduł — funkcjonalny, odrębnie licencjonowany i odrębnie wyceniony fragment Platformy (np. liczniki mediów, opłaty i rozliczenia, uchwały i głosowania), zgodnie z aktualnym Cennikiem.
  6. Okres Rozliczeniowy — miesiąc albo rok kalendarzowy, za który naliczana jest opłata zgodnie z wybranym przez Klienta planem.
  7. Cennik — aktualny wykaz cen Modułów, publikowany i aktualizowany zgodnie z Cennikiem usług.
  8. KIT Meter — odrębnie sprzedawane urządzenie do zdalnego odczytu liczników mediów, którego warunki gwarancji i użytkowania reguluje dokument gwarancyjny KIT Meter.
  9. Konto — indywidualny, zabezpieczony hasłem (opcjonalnie dodatkowo kodem jednorazowym — 2FA) dostęp Użytkownika do Platformy.

§ 2 Zakres zastosowania

  1. Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną przez Dostawcę na rzecz Klienta w ramach Platformy i jest integralną częścią umowy zawieranej między Dostawcą a Klientem.
  2. Regulamin jest adresowany do Klientów będących przedsiębiorcami w rozumieniu Kodeksu cywilnego — wspólnoty mieszkaniowe, spółdzielnie mieszkaniowe, spółki i inne osoby prawne/ustawowe nie są konsumentami. Jeżeli mimo to drugą stroną umowy okaże się konsument albo osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, do której na podstawie art. 385⁵ Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące konsumentów, postanowienia niniejszego Regulaminu stosuje się wyłącznie w zakresie, w jakim nie są sprzeczne z przepisami powszechnie obowiązującymi chroniącymi takie osoby; w pozostałym zakresie stosuje się te przepisy.
  3. Regulamin nie dotyczy korzystania z Platformy przez Użytkowników niebędących stroną umowy z Dostawcą (np. właścicieli/najemców lokali) — ich prawa i obowiązki jako osób, których dane są przetwarzane, określa Polityka prywatności; dostęp do Platformy nadaje im i odbiera wyłącznie Klient.
  4. Dostawca prowadzi działalność gospodarczą (jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG) i świadczy usługi wyłącznie na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Klientem może być wyłącznie podmiot zarejestrowany i prowadzący działalność w polskim systemie prawnym i podatkowym (wpisany do właściwego rejestru — Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo ewidencji wspólnot mieszkaniowych/spółdzielni — oraz posiadający polski numer NIP). Dostawca nie świadczy usług na rzecz podmiotów zarejestrowanych poza granicami Polski.

§ 3 Zawarcie umowy i konto

  1. Umowa o korzystanie z Platformy zostaje zawarta z chwilą założenia konta Klienta przez Dostawcę (na podstawie zgłoszenia Klienta) i wyboru Modułów, które mają być licencjonowane.
  2. Klient zobowiązuje się podać prawdziwe, aktualne i kompletne dane rejestrowe oraz niezwłocznie informować Dostawcę o ich zmianie.
  3. Klient odpowiada za nadawanie i odbieranie dostępu Użytkownikom oraz za działania Użytkowników w ramach Platformy, jak za działania własne.
  4. Dostawca może odmówić założenia konta albo zawieszenia świadczenia usług, jeśli zachodzi uzasadnione podejrzenie podania nieprawdziwych danych albo wykorzystywania Platformy w celu niezgodnym z prawem.

§ 4 Zakres usług i licencja

  1. Dostawca udziela Klientowi, na czas trwania umowy, niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Platformy w zakresie licencjonowanych Modułów, wyłącznie na potrzeby własnej działalności Klienta związanej z zarządzaniem nieruchomością/nieruchomościami.
  2. Zakres funkcjonalny poszczególnych Modułów może być przez Dostawcę rozwijany, zmieniany i udoskonalany; Dostawca nie zobowiązuje się do zachowania identycznej funkcjonalności w czasie, o ile zmiana nie ogranicza istotnie możliwości korzystania z Platformy w zakresie, za który Klient zapłacił.
  3. Klientowi nie wolno: odsprzedawać, sublicencjonować ani udostępniać Platformy osobom trzecim poza Użytkownikami; dekompilować, modyfikować kodu Platformy; podejmować działań mogących zakłócić działanie Platformy lub obciążyć ją w sposób nieproporcjonalny do normalnego korzystania (np. masowe zapytania automatyczne poza udostępnionym REST API); wykorzystywać Platformy do działań niezgodnych z prawem.

§ 5 Opłaty i płatności

  1. Wysokość opłat zależy od zestawu licencjonowanych Modułów i wybranego planu (miesięczny/roczny), zgodnie z Cennikiem — szczegóły w Cenniku usług.
  2. Faktura/wezwanie do zapłaty za Okres Rozliczeniowy jest wystawiana z góry; termin płatności przypada na 3 dzień Okresu Rozliczeniowego. Brak zapłaty do 7 dnia Okresu Rozliczeniowego upoważnia Dostawcę do zawieszenia dostępu Klienta do Platformy, do czasu uregulowania zaległości — bez obowiązku dodatkowego wezwania i bez odpowiedzialności Dostawcy za szkody wynikłe z takiego zawieszenia.
  3. Zawieszenie dostępu z przyczyn określonych w ust. 2 nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty opłat za okres zawieszenia.
  4. Wszystkie kwoty w Cenniku są kwotami netto, do których dolicza się podatek VAT według obowiązującej stawki.

§ 6 Obowiązki Klienta jako administratora danych

  1. W zakresie, w jakim Klient za pomocą Platformy przetwarza dane osobowe osób trzecich (właścicieli, najemców, członków wspólnoty), Klient jest administratorem tych danych w rozumieniu RODO, a Dostawca — podmiotem przetwarzającym, zgodnie z Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych, którą strony zawierają obligatoryjnie wraz z niniejszym Regulaminem.
  2. Klient odpowiada za posiadanie podstawy prawnej do przetwarzania danych wprowadzanych do Platformy oraz za wypełnienie wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z RODO w zakresie, w jakim nie wypełnia ich sama Platforma (np. komunikaty wysyłane w imieniu Klienta).

§ 7 Dostępność usługi

  1. Dostawca dokłada starań, aby Platforma była dostępna w sposób nieprzerwany, zastrzegając możliwość czasowych przerw technicznych (prace serwisowe, aktualizacje) oraz przerw spowodowanych okolicznościami niezależnymi od Dostawcy (siła wyższa, awarie dostawców infrastruktury/łączności/poczty elektronicznej, działania osób trzecich).
  2. Dostawca nie gwarantuje określonego poziomu dostępności (SLA) ani nieprzerwanego działania integracji z systemami zewnętrznymi (np. KSeF, GUS REGON, biała lista podatników VAT, dostawcy SMTP) — ich niedostępność nie jest niewykonaniem usługi przez Dostawcę.
  3. Dostawca wykonuje okresowe, zaszyfrowane kopie zapasowe danych zgodnie z własną, wewnętrzną procedurą, ale nie zastępuje to obowiązku Klienta do zachowania własnej dokumentacji źródłowej tam, gdzie prawo tego wymaga.

§ 8 Odpowiedzialność

  1. Dostawca odpowiada wobec Klienta za szkody wynikłe z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy wyłącznie w granicach rzeczywiście poniesionej szkody, z wyłączeniem utraconych korzyści, i nie wyższej niż suma opłat zapłaconych przez Klienta w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę.
  2. Dostawca nie odpowiada za szkody wynikłe z: nieprawidłowego korzystania z Platformy przez Klienta/ Użytkowników, udostępnienia danych logowania osobom nieuprawnionym, treści i decyzji podjętych przez Klienta na podstawie danych z Platformy (w tym decyzji finansowych, rozliczeniowych i wynikających z głosowań), działania lub zaniechania osób trzecich (dostawcy internetu, operatorzy pocztowi, dostawcy usług zewnętrznych wskazani w § 7 ust. 2).
  3. Ograniczenia odpowiedzialności z ust. 1–2 nie dotyczą szkody wyrządzonej Klientowi z winy umyślnej Dostawcy — w tym zakresie ograniczeń się nie stosuje (art. 473 §2 Kodeksu cywilnego).
  4. Postanowienia niniejszego paragrafu stosuje się z uwzględnieniem klauzuli zabezpieczającej z § 2 ust. 2.

§ 9 Czas trwania i rozwiązanie umowy

  1. Umowa zawierana jest na czas nieokreślony, z rozliczeniem w Okresach Rozliczeniowych zgodnie z wybranym planem.
  2. Każda ze stron może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec trwającego Okresu Rozliczeniowego.
  3. Dostawca może rozwiązać umowę z Klientem ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: zalegania z opłatą dłużej niż 30 dni od terminu płatności, istotnego naruszenia § 4 ust. 3, wykorzystywania Platformy w sposób zagrażający bezpieczeństwu innych Klientów.
  4. Po zakończeniu umowy Dostawca udostępnia Klientowi, na jego żądanie zgłoszone w terminie 14 dni od zakończenia umowy, eksport danych Klienta zgromadzonych w Platformie w ustrukturyzowanym formacie (np. CSV/XLSX, zgodnie z funkcjami eksportu dostępnymi w Platformie). Po tym terminie dane Klienta mogą zostać usunięte, z zachowaniem okresów przechowywania wynikających z przepisów prawa (np. księga rozliczeń, dokumentacja głosowań).

§ 10 Reklamacje

Zasady składania i rozpatrywania reklamacji dotyczących usług Platformy określa odrębny dokument — Procedura reklamacyjna.

§ 11 Własność intelektualna

  1. Wszelkie prawa do Platformy (w tym kod, szata graficzna, baza danych, nazwa i logo) należą do Dostawcy albo licencjodawców Dostawcy — zob. wykaz w Wykazie licencji zewnętrznych.
  2. Klient zachowuje wszelkie prawa do danych, które samodzielnie wprowadza do Platformy (treści komunikatów, dokumenty, dane nieruchomości) — Dostawca uzyskuje jedynie prawo do ich przetwarzania w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi, zgodnie z Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.

§ 12 Zmiany Regulaminu i Cennika

  1. Dostawca może zmienić Regulamin i Cennik z ważnych przyczyn (zmiana przepisów prawa, rozwój Platformy, zmiana kosztów świadczenia usługi).
  2. O zmianie Dostawca informuje Klienta z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem (np. wiadomością e-mail albo komunikatem w Platformie). Jeżeli Klient nie wypowie umowy do dnia wejścia zmiany w życie, uznaje się, że zmianę zaakceptował. Jeżeli Klient nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień poprzedzający wejście zmiany w życie.
  3. Zmiana cen obowiązujących w trwającym, już naliczonym Okresie Rozliczeniowym nie działa wstecz.

§ 13 Postanowienia końcowe

  1. Prawem właściwym dla umowy jest prawo polskie.
  2. Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów jest sąd właściwy dla siedziby Dostawcy, o ile przepisy prawa powszechnie obowiązującego nie stanowią inaczej.
  3. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc, a strony zastąpią je postanowieniem możliwie najbliższym pierwotnemu celowi gospodarczemu.
  4. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego i inne właściwe przepisy prawa polskiego.
  5. Niniejszy Regulamin oraz pozostałe dokumenty prawne udostępnione na Platformie (w szczególności Polityka prywatności, Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, Cennik usług, Procedura reklamacyjna oraz dokument gwarancyjny KIT Meter) obowiązują wyłącznie w wersji polskojęzycznej. Dostawca nie zapewnia ich tłumaczenia na inne języki — dostępność interfejsu Platformy w innej wersji językowej (np. angielskiej) nie oznacza tłumaczenia treści tych dokumentów. W razie jakiejkolwiek niezgodności między wersją polską a jakąkolwiek inną wersją językową rozstrzyga wyłącznie wersja polska.